從本校榮獲第五屆金檔獎～談學校檔案管理成效

今年是本校檔案管理的豐收年，在校長的支持與關切、總務長的精神鼓勵及檔案管理工作委員們的加持，再加上文書組全體同仁共同的努力下，榮獲第５屆機關檔案管理金檔獎的殊榮，這對檔案管理工作者而言是一項無上的光榮，也代表本校在檔案管理品質已達國家級的標準，謹以本文與全校同仁分享得獎的喜悅，並略述參獎經過及本校檔案管理成效。

貳、參獎依據

本校係屬中央三級機關，要參獎需先經由中央二級機關辦理初評，以95年1月至12月的檔案管理作業成效為評獎範圍，參照「第五屆機關檔案管理金檔獎評獎實施計畫」之評審重點與衡量指標，綜合評審95年度內之檔案管理成果及各項工作執行率，初評通過後，方能獲推薦參加複評，歷經層層嚴謹的考評，始能脫穎而出獲得檔案管理界視為最高的榮耀～金檔獎。

參、評獎指標及管理績效

(一) 檔案管理整體規劃：

自民國91年檔案法頒佈施行後，全國檔案管理均需符合檔案法規定，本校依據「機關檔案管理作業手冊」擬定「國立嘉義大學檔案中程發展計劃」等11項檔案管理工作計畫，並依計畫內容確實執行。

(二) 標竿學習與創新作為：

除進行標竿學習觀摩據以改進成效外，還需具有本校特質的創新作為，此需仰賴檔案管理者腦力激盪，方能展現績效。

(三) 法令宣導及專業培養：

本校在評獎前總計辦理了９場校內文書檔案法令宣導活動，參與同仁達二千餘人次，藉此感謝同仁熱烈捧場。

(四) 檔案分類編案編目：

本校有嘉師、嘉農、併校後的嘉大及經檔案管理局於94年3月核定啟用的嘉大分類號等幾種不同的檔號，必須將全部的檔案依規定建立案名及分類號，重要的是整合到檔案管理資訊系統內的電子檔案檔號須與紙本檔案檔號吻合，因此需耗人力逐件核對。

(五) 檔案整理（立卷）：

本校約有近27萬件之檔案，如前項所述情形，各時期檔案卷夾裝訂方式皆不同，因此必須拆除舊有卷夾，統一使用無酸檔案盒，並於卷脊賦予標示年度號、分類號、案次、卷次及目次號等。

(六) 檔案入庫保管及庫房安全：

本校檔案庫房原位於蘭潭校區行政中心地下室，庫房設施自民國72年遷校以來未再增設，幸蒙校長核准將檔案庫房搬遷至一樓，並撥給經費建置設施符合標準之庫房，本校始得以參獎。

(七) 檔案清理銷毀：

依檔案法規定，每年必須辦理檔案清理及銷毀，礙於本校檔管人力單薄，歷經近30年未辦理清理及銷毀工作，於是成立「國立嘉義大學檔案保存價值鑑定小組」進行檔案保存之鑑定，順利如期辦理檔案銷毀層報業務。

(八) 檔案應用（目錄彙送、檢調及應用）：

本校檔案檢調應用閱覽室約６坪，緊鄰於檔案庫房；除提供紙本檔案調閱外，也提供同仁線上調閱檔案的功能。在校長為使師生更深刻體認本校先賢創校、遷校及建校之功，且凝聚兩校畢業校友對學校之向心力的期許下，我們到台灣文獻館尋回屬於本校的歷史～日治時期嘉農檔案，辦理「國立嘉義大學～蛻變與成長檔案展」。

(九) 機密檔案管理：

過去大家對於機密檔案的管理，應該是觀念混沌不清，或是聽到「機密檔案」就想到電影「Ｘ檔案」，經邀請教育部總務司第四科視察趙臺山先生授課後，本校的機密檔案管理終於步上統一的正途。

(十) 檔案作業資訊化：

本校公文檔案管理資訊系統算是起步較早，也是功能最完整，在教育部辦理初評時，獲「不同校區採行共同系統，且公文管理、檔案管理及影像系統合一，避免重複作業及資料不一致」之佳評。

(十一) 績效評估：

為期籌備更臻完善，在96年1月教育部初評的前一週，特恭請校長率領檔案管理工作委員及外聘一位校外學者，辦理「國立嘉義大學95年檔案管理作業成效校內評鑑」，並就指正事項立即改進。

肆、結語

學校檔案其實是校務行政的運作過程中所產生的各項紀錄，但是除了公務上必須運用外，大部分的人並不全然了解其重要性，若說圖書館是教學研究的心臟，或可說學校檔案是校務行政決策的大腦，因為檔案提供了重要參考依據，基此，優質的檔案保存環境，再配以電子化的文書檔案管理及標準化的作業流程，本校將逐步成為國家級的檔案管理示範機構。值此「回顧過去，展望未來」之際，再次感謝校長在經費及人力資源上的支持，本校各級長官鼎力協助，更要感謝文書組全體同仁發揮團隊精神，經過種種淬鍊及艱辛的300天，才有此次獲獎的成果。檔案管理是一項任重道遠的任務，所以更重要的是要如何維持本校檔案管理品質於不墜，甚或突破現狀再創巔峰，是未來努力的方向。 

〔圖示說明：1. 上圖：李明仁校長(前排左2)親自北上接受頒獎；2. 下圖：金檔獎獎牌。〕